Som företagare är det sällan enkelt att fokusera på en sak i taget, vilket kan resultera i ganska omfattande tidsförlust, stress och ångest. Vi har läst boken ”Hjärnan på jobbet” av David Rock och plockat fram ett par tips på hur du kan finna den rätta sinnesstämningen.
Har du någonsin suttit med en arbetsuppgift för att helt plötsligt glömma bort vad det var du skulle göra? Då är du inte ensam. Trender som öppna kontorslandskap och e-postkonton på mobilen har många fördelar, men ökat fokus är inte en av dem. I boken ”Hjärnan på jobbet” ger David Rock ett antal konkreta tips på hur du kan hantera några av de vanligaste effektivitetsproblemen på jobbet.
1. Låt inte e-postflödet ta över
Nu för tiden är det vanligt att man har e-postinkorgen öppen kontinuerligt under dagen, och det är även vanligt att det plingar till varje gång ett nytt e-post trillar in. Det här är dessvärre ett problem eftersom e-posthanteringen – som så många andra uppgifter – är som mest effektiv när man avverkar allt vid ett och samma tillfälle. Om man känner sig tvungen att läsa varje nytt e-post så snart det kommit in, tappar man en hel del värdefull tid. Det tar nämligen tid att återuppta en uppgift efter bara ett litet avbrott. David Rock föreslår därför att du hanterar din inkorg precis som alla andra uppgifter, och schemalägger den till ett par tillfällen under dagen.
“Om man läser varje nytt e-post så snart man tagit emot det, tappar man en hel del värdefull tid.”
2. Ha inte för många bollar i luften
Multitasking premieras i många sammanhang, men vi är inte kapabla att hålla mer än en handfull idéer i huvudet samtidigt. För varje ny tanke vi lägger till försämras minnesförmågan. Enligt David Rock ska antalet idéer som du håller i huvudet på en och samma gång aldrig överstiga fyra stycken. När det kommer till utförandet av medvetna uppgifter ska du dock aldrig ägna dig åt mer än en uppgift åt gången. Om du sitter i ett viktigt möte ska du alltså inte besvara e-post. Till sist ska du begränsa antalet växlingar mellan uppgifterna, eftersom det tar energi varje gång du byter fokus.
3. Säg nej till distraktioner
Som företagare känner man ofta en skyldighet, inte minst gentemot sig själv, att alltid vara tillgänglig på telefonen – det kan ju vara en potentiell kund i andra änden av luren! Tyvärr är oplanerade telefonsamtal ett av de vanligaste distraktionsmomenten hos företagare, och den som ringer är ofta en säljare vars samtal inte har högsta prioritet. Enligt David Rock är distraktioner särskilt ovälkomna när man sitter med en viktig, krävande uppgift. Därför ska du vid sådana tillfällen sätta mobiltelefonen i flygplansläge, stänga kontorsdörren och vara tydlig med att du för tillfället är upptagen med annat. Det kanske känns tråkigt att tillfälligt isolera sig från vänner och kollegor, men å andra sidan får du mer tid över att umgås med dem när du är klar!