Har du också suttit i möten, trummat med fingrarna och undrat vad du egentligen gör där? Faktum är att vi lägger fyra veckor per person och år på slösmöten utan syfte och mål. Möten som tar energi och skapar stress. Vi pratade med Svenska Mötens vd Sylvia Nylin för att få tips på hur man ska få bukt på problemet.
Möten där man samlar människor med olika kompetenser och brainstormar fram nya idéer på hur man ska ta företaget framåt är en fantastiskt verktyg. Om man planerar mötet ordentligt och tydligt informerar om syfte och mål.
– Har man som rutin att ha möten på företaget veckovis bör man åtminstone en gång i halvåret tänka efter varför man har dessa möten för att inte tappa effektiviteten, säger Sylvia Nylin, Vd Svenska Möten.
De fyra veckor per person och år som vi lägger på slösmöten kostar företagen 170 miljarder kronor i lönekostnader. Istället för att sitta av dessa möten skulle varje anställd kunna ta ut fyra veckor extra i semester.
– Möten utan syfte och mål där deltagarna inte vet vad de gör där skapar stress. Man sitter där och tänker på tusen andra saker som man skulle kunna använda tiden till. Det tar mer energi än vad det ger.
Hon berättar att det kan verka banalt att planera ett möte, men det är knepigare än vad man kan tro. Först gäller det att formulera ett syfte – varför ska vi träffas. Sen gäller det att formulera ett mål – vad ska vi åstadkomma.
– Skriv ned syfte och mål slentrianmässigt och ställ frågan varför om och om igen. Genom att träna på att ta fram syfte och mål kommer det bli lättare att planera möten.
För att lyckas med det måste man planera in tid för planering. Tänk före, under och efter mötet.
– Skicka ut agendan i god tid istället för sista sekund. Informera även deltagarna om hur de ska förbereda sig inför mötet.
Ren information tycker Sylvia att man ska skicka ut i förväg, det är bara onödigt att ägna tid åt långa PowerPointpresentationer.
– Använd istället tiden till interaktioner. Det är vad möten är bra för, ren information delar man bättre med sig av på andra sätt.
Enligt forskning har platsen en stor betydelse om mötet ska bli lyckat eller inte.
– Har man ett möte med där ma ska ta fram nya produktidéer stärker en kreativ plats syftet. Om mötet handlar om uppföljning eller eftertanke ska man istället satsa på en lugn plats. Kostnaden för möten och konferenser, om man ser till saker som mat, sovplats och lokal är liten jämfört med om mötet eller konferensen är ineffektiv.
Sylvia tipsar
- Använd fem minuter i slutet av varje möte till att fråga hu det kan bli bättre till nästa gång. På så sätt blir mötena successivt bättre.
- För att få upp energin på ett möte är det bra att börja med att fråga vad vi gjort bra sen sist. Det är lätt att bara fokusera på det som inte fungerar.
- Skapa en parkeringsplats på väggen där ni sätter upp intressanta och relevanta frågor som inte hör hemma på mötet. Bestäm i slutet vem som tar frågan vidare. På så sätt blir mötena mer effektiva.
Trender 2018
Festivalisering: Allt fler möten och konferenser tar inspiration från festivaler, största inspirationskällan kommer från Burning Man.
Under skinnet: En annan trend är neuromöten, där teknologin till exempel kan känna av stämningen i rummet.
Hållbarhet: En trend som fortsätter och tar uttryck på nya sätt.
Mat: Äkthet och lokalt är en trend som funnits länge, som nu utvecklas. Det senaste är att man interagerar med råvaran. Plockar, jagar eller fiskar det man ska äta.
Säkerhet: Ingen rolig trend, men som det ser ut i världen i dag är det en fråga som får större fokus.
Svenska Möten
En medlemsorganisation vars uppdrag är att hjälpa kunder till bättre möten och hitta de rätta platserna att hålla mötena på.
– Man kan beskriva Svenska Möten som en one stop shop för möten. Vi tittar på hur vi kan hjälpa våra kunder så att deras möten blir riktigt bra.