Bokföring är inte bara ett nödvändigt ont, det är ett verktyg att använda för att se hur det går och kunna planera verksamheten därefter. Även om du väljer att leja ut hela eller delar av bokföringen är det viktigt att intressera sig för företagets ekonomi och hela tiden uppdatera sig om hur det ser ut. Och med hjälp av dagens automatiserade tjänster i molnet är det varken särskilt svårt, eller tar mycket tid.
Bokföring är någonting alla som driver eget företag enligt lag måste göra. Med det är så mycket mer än ett nödvändigt ont. Se bokföringen som ett verktyg som gör att du hela tiden kan ha koll på hur du ligger till.
— Även andra vill se hur det går för dig. Exempelvis om du vill ta ett lån eller börja samarbeta med en ny leverantör, säger Pia Eriksson, affärsutvecklare på Fortnox.
Bokföringen gör att du kan ha koll på verksamheten och planera därefter. Vilka kunder är lönsamma, vilka är inte det? Vart går mest pengar ut?
— Intresset för företagets ekonomi borde vara jättestort, det är kärnan i verksamheten. Utan uppföljning och kontroll kan du inte ta planera dina affärer. Om du tar hjälp, var ändå intresserad och titta på graferna för att se hur du ligger till.
Trots att mycket i dag är automatiserat i bokföringsprogrammen krävs en grundläggande kunskap. Exempelvis om hur moms fungerar. Vad som är momspliktigt och vad som inte är det?
— När det gäller lön räknas arbetsgivaravgifterna ut automatiskt, men du måste veta när och hur de ska skickas in. Och du måste kunna se om det är rimligt. Att ha koll på debet och kredit är inte nödvändigt nu när det mesta är automatiserat.
Förutom de saker du måste ha koll på finns det vissa saker som är bra att veta för att få ut det mesta av ditt företagande.
— Om du driver ett aktiebolag är det bra att planera vilken lön du ska ta ut. Håll koll på nivåerna. Upp till en viss nivå är det vanlig skatt som gäller, sen blir det en extra statlig skatt på 25 procent. Håller man sig under taket kan man istället ta en utdelning till lägre skatt vid årets slut.
Göra själv eller leja ut?
Fundera över vad du vill ha ut av bokföringen. Du vill se hur det går, men hur ofta? Varje dag eller räcker det med information en gång i månaden? Hur gör du med kvitton? Leverantörsfakturor? Vem fakturerar? Du kan välja att leja ut allt, utvalda delar eller göra det själv.
Oavsett vad du väljer är det bra att anlita en redovisningsbyrå. De kan hjälpa dig att planera och tipsa om hur du kan göra och tänka.
— Tänk inte på att det bara kostar pengar att ta hjälp, tänk istället på vad du kan få ut av att ta hjälp.
Se det som ett ekosystem
På Fortnox är termen ekosystem vanligt förekommande. Pia ritar upp olika cirklar på ett papper för att förklara.
— I mitten har man sitt ekonomisystem, bokföring och fakturering. Detta kompletteras sedan efter hur det ser ut i företaget med hjälp av olika kringsystem. TIll exempel snickare som jobbar med projektuppföljning kanske behöver ett program för det eller ett ordersystem som delar ut arbetsorder till de anställda?
Tänk över vad du behöver från myndigheter som Bolagsverket? Om du exempelvis ska göra en affär med en kund vill du ta en kreditupplysning, det kan du göra inifrån programmet.
Pia berättar i ekosystemen man bygger upp finns 240 integratörer som pratar med varandra i programmet. De kan göra allt från bokningssystem till tidrapportering och projektanalyser.
— Att bygga ekosystem är inte det första nyblivna företagare tänker på, men du borde fråga dig vilka funktioner just du behöver i ditt företag.
Var noggrann i val av bank
Tycker man att det låter som en bra idé att kunna sköta allt direkt och i största möjliga mån automatiserat i molnet är det bra att ha i åtanke i val av bank.
— Välj en bank med så många automatiska flöden som möjligt, det spar både tid och pengar.
Varför är det så viktigt att ha molnbaserade tjänster?
— Tillgängligheten och att man kan dela allt med vem som helst. Man kan också exempelvis fota sina kvitton och lägga in dem i programmet direkt och titta grafiskt på hur det går just nu i mobilen.
Så säger reglerna
Originalfakturor och kvitton måste sparas och vara läsbara i sju år. Inte alltid helt lätt, speciellt då kvitton snabbt blir oläsbara. Fotograferar man av kvittot eller fakturan räcker det att spara papperskopian i tre år, det digitala formatet ska då sparas i sju år.
Pia berättar att någonting som växer är e-fakturor. När fakturan kommer som ett elektroniskt dokument är det originalet. Kommer fakturan in i mailkorgen är mailet originalet som ska sparas.
Skillnad mellan de olika metoderna
Utifrån bolagets storlek och omsättning finns två olika metoder att bokföra efter. Oftast är det kontantmetoden som är förvald när man registrerar företaget på Bolagsverket.
Fakturametoden: Enligt denna metod bokförs verifikat både då de utfärdas eller inkommer och den dag de betalas eller då pengarna kommer in. På så sätt har du hela tiden koll på hur mycket pengar som ska komma in och betalas ut. Då kan man enklare planera verksamheten. Denna metod måste användas då bolaget har en omsättning som ligger över tre miljoner kronor.
Kontantmetoden: Enligt denna metod bokförs verifikat bara när de betalas eller då pengar kommer in. Då måste man själv ha kontroll över hur man ligger till ekonomiskt då det inte syns i programmet. Fördelen med denna metod är att det är lättare att komma igång.