Med anledning av den rådande situationen med COVID-19 så arbetar allt fler hemifrån. Denna omställning frånkontorsarbete till distansarbete sker olika lätt beroende på verksamhet och vilken vana de anställda har. För att det ska fungera är det därför avgörande med rätt verktyg och system. Aliona Geckler, Personalchef på Acronis, ger sina 5 tips för framgångsrikt distansarbete.
Kommunikation
Att övergå från sitt vanliga sätt att kommunicera på till digitalt kan kännas avståndsskapande, men det kan faktiskt förbättra samarbetet. För att behålla rutiner och produktivitet är kontinuerlig kommunikation av högsta prioritet. Att organisera dagliga avstämningar med arbetsgruppen är en god idé, även om det bara är ett eller två dagliga samtal på 15 minuter.
Kommunikation via e-post
E-post är ett utmärkt sätt för kontakt med en arbetsgrupp, oavsett om man arbetar på distans eller ej. För att kommunikationen vid distansarbete ska vara så effektiv som möjligt, är det bra om meddelandena kan hållas korta och tydliga. Var tydlig med arbetsfördelningen och ge en uppskattning av den tid som krävs för att utföra en uppgift.
Produktivitet och bevakning
Det finns flera verktyg som kan underlätta samarbete och planering, dels för att hålla produktiviteten på en hög nivå men också för att upprätthålla organisering och kontakt med och mellan anställda. Utnyttja dessa verktyg.
Hemmakontoret
För att behålla fokus vid arbete hemifrån behövs en bra arbetsplats. De anställda bör ha tillgång till ett skrivbord, en bekväm stol, hörlurar, webbkamera och stabil internet-uppkoppling. IT-säkerhet är också viktigt att ha i åtanke vid distansarbete. Företaget kan installera virtuella privata nätverk (VPN) för varje dator. Använd ett komplext lösenord för Wi-Fi-nätverket för att skydda enheter och information. Det är också viktigt att göra sina anställda medvetna om riskerna med olika utstuderade phishing-bedrägerier, särskilt dem som berör COVID-19.
Fysisk och mental form
Utöver att vara produktiv är det viktigt att hålla sig i form, både fysiskt och mentalt. Det är nödvändigt att följa sina vanliga rutiner – kliva upp ur sängen, ta en dusch, ta en paus för motion och hålla sig till vanliga arbetstider. Yoga- eller andra typer av träningspass via en videokonferenstjänst kan vara ett bra initiativ för att få in träning i vardagen.