Redovisningsbranschen har genomgått en stor förändring. Från att ha hanterat manuella uppgifter har byråerna fått en mer rådgivande roll. Om man som företagare kan automatisera tidskrävande processer och se i realtid hur det går kan man fatta mer välgrundade beslut och få mer tid att lägga på företaget.
Ny teknik har förändrat hela redovisningsbranschen. Istället för att mata in manuella uppgifter har byråerna fått en mer rådgivande roll.
– Byråerna tar digitaliseringen på större allvar än för fem år sedan. Då tänkte många inte ens tanken att gå från analogt
till digitalt, säger Anna Olandersson, affärsområdesansvarig för redovisningsbyråer på Fortnox.
Hon arbetar inom produktutveckling och ser till så att redovisningsbyråerna har bra produkter och tjänster, för att samarbetet mellan byrån och dess kunder har förutsättningar för ett mer digitalt och automatiserat arbetssätt.
Det som efterfrågas idag är bra appar för att exempelvis fota kvitton, attestera fakturor och lämna underlag till lön. Även integrationer för att kunna koppla ihop exempelvis e-handelslösningar, arbetsorder- eller bokningssystem med bokföringen.
– Bra integration med bankerna är viktigt Man vill kunna se sin bokföring i realtid och mycket av datan finns i just banktransaktionerna.
Vinst för både byrån och företagaren
För företagen har det blivit allt viktigare att få värdefull realtidsinformation om hur det ser ut just nu. Inte för ett kvartal sedan.
– Vet man hur det ser ut idag kan man fokusera på framtidsfrågor istället för att titta bakåt. Har vi råd att anställa? Kan vi betala momsen? Hur mycket lön kan jag plocka ut? Det är skönt att slippa chansa i de frågorna.
Företagaren kan också enklare se varför saker som kostnader för inköp har ökat eller varför man tappar intäkter.
Finns det några risker med digitaliseringen?
– Nackdelen är att man kan tappa kontrollen när man inte längre har det i det manuella arbetsmometet. Nu blir det inte påtvingat, man måste ta sig tid till att skaffa kontroll på ett nytt digitalt sätt. Men problemet att få information en gång i kvartalet istället för att se den i realtid är större.
Någon att hålla i handen
Skillnaderna i redovisningsbranschen är stor. Fortfarande finns det byråer som jobbar analogt med sina gamla kunder medan andra fokuserar på hur de ska digitalisera bokföringen och förpacka de rådgivande tjänsterna.
– Rådgivningen har alltid funnits, men har kommit mer upp på ytan.
Vissa har kommit så långt att de nischat sig mot systemkonsultation.
– De hjälper företag att sätta ihop digitala system. Exempelvis integration med banken eller koppla ihop kassasystem med bokföringen.
Behövs fortfarande byråerna?
– Företag behöver någon som gör årsredovisningen och deklarationen. Men det viktigaste småföretagare behöver är ett bollplank, någon att gå igenom siffran med. Många är ensamma, då är det skönt att ha någon att hålla i handen inför viktiga beslut.
Det som krävs för att automatisera sina manuella uppgifter är mod och nyfikenhet.
– Byrån kan hjälpa dig att få till en bra digital process och en plan för hur du ska frigöra tid och få bättre kontroll.
Anna tycker att man ska våga utmana sin byrå.
– Säg åt dem att hjälpa dig att hitta lösningar som passar just ditt företag. Många småföretagare lägger för mycket tid på manuella uppgifter. Onödiga gamla invanda mönster som kostar både tid och pengar.
Spar tid åt alla
Att allt fler funktioner automatiseras spar tid, både för byrån och företagaren.
– Byråerna kan ägna mer av tiden till rådgivning och även ta in fler kunder.
Anna berättar att om man exempelvis skickar och tar emot e-fakturor går de direkt in i programmet.
– Företagaren slipper sprätta post och ge den till sin byrå. Programmet prickar av när fakturan betalats och sköter även påminnelser automatiskt.
Det man bör göra är att titta på sitt egna utgångsläge. Var läggs mest av tiden. Är det fakturor? Kvitton?
– Om man med hjälp av tekniken tar bort sina mest tidskrävande moment kan man istället lägga tid på företaget. Och man slipper jobba med administration på kvällar och helger, som många småföretagare gör.
Vill få till automatiserad moms
Just nu arbetar aktörer som Fortnox tillsammans med Skatteverket för att även digitalisera den i dag manuella momsprocessen.
– Idag finns inget API, ingen koppling till Skatteverket för automatisk inlämning. Nu är ett samverkansprojekt på gång, allt för att underlätta för småföretagare.