Att fakturera kan te sig som världens enklaste uppgift, men även i detta läge finns en rad regler att förhålla sig till. Tycker du att det verkar krångligt att registrera dig för F-skatt och hålla koll på siffror är egenanställning ett bra alternativ.
Att fakturera är det vanligaste sättet för företagare att ta betalt för sålda varor och utförda tjänster. I vissa branscher använder man sig dock av postförskott och kontant betalning. Först och främst gäller det att du och köparen är överens om priset på varan eller tjänsten du levererar. Därefter måste du kolla upp vilken momssats som gäller. Vanligtvis ligger det på 25 procent, men det finns undantag. Glöm inte bort att spara en kopia av fakturan för din egen bokföring. Du får ta emot betalning direkt utan att registrera försäljningen i ett kassaregister, då ska en kontantfaktura skapas. Det är även möjligt för köparen att skapa fakturan, då ska självfakturering finnas med på pappret.
Ska du skicka en faktura till en annan företagare får du inte ge längre kredittid än 30 dagar utan att ni först avtalat om detta. Till konsumenter får du ge längre tid även utan avtal. Innan du går in i ett avtal med en ny kund är det bra att göra en kreditupplysning för att få koll på kundens betalningsförmåga.
I och med att fyra av fem fakturor inte betalas i tid gäller det att vara noggran med uppföljning. Var inte rädd för att skicka påminnelser och inkassokrav om det krävs för att du ska få de pengar du har rätt till. När du efter ett par dagar skickar ut en påminnelse har du rätt att ta ut 60 kronor i påminnelseavgift. Går det vidare till inkasso får du lägga på 180 kronor. Du har rätta att ta ut en faktureringavgift för att täcka de administrativa kostnaderna, men det måste först avtalas med kunden.
När du utfört dina åtaganden, fakturera på en gång för att hålla din kassalikviditet uppe.
Förutom det som fakturan ska innehålla bör även betalningsvillkor och villkor om dröjsmålsränta, bankgironummer, uppgift om att företaget innehar F-skatt, vilken typ av faktura det rör sig om, kundens och säljarens referenser samt leveransvillkor finnas med.
Fakturera elektroniskt
I dag finns många tjänster som möjliggör att skicka elektroniska fakturor. Men först måste köparen godkänna att du fakturerar på detta sätt. När du skickar en e-faktura presenteras den elektroniskt på kundens internetbank. De uppgifter som ska finnas med på en vanlig faktura ska även finnas på e-fakturan. Till skillnad från autogiro måste kunden godkänna e-fakturan som kommit in innan pengarna dras från kontot.
Fakturera utan F-Skatt
För att få fakturera krävs att du är godkänd för F-skatt. Är du inte det kan du välja att bli så kallad egenanställd och fakturera via exempelvis Frilans Finans. Efter att du genomfört ett uppdrag skapar du en faktura på deras hemsida och bli anställd för det arbete fakturan avser. Inom ett par dagar får du lönen på ditt konto. Då är skatter och avgifter redan dragna och vid årets slut finns uppgifterna förtryckta i din inkomstdeklaration. Kostnaden för detta är sex procent av fakturabeloppet.
Kolla Skatteverket.se för mer information. På Verksamt.se finns räkneverktyget Fakturahjälpen, där du får hjälp med bland annat momsen.
Detta ska finnas med på fakturan
• Datum när fakturan utfärdas
• Ett unikt faktureringsnummer
• Ditt momsregistreringsnummer
• Både din och köparens adresser
• Varan eller tjänstens omfattning och art
• Datum då varan såldes eller tjänsten utfördes
• Beskattningsunderlag för varje momssats, enhetspriset exklusive moms
• Aktuell momssats
• Momsbeloppet som ska betalas eller om det är en momsfri försäljning
• Organisationsnummer och företagsnamn om du driver ett aktiebolag