Vid planeringen av en större konferens kan det rätta valet av mötesplats utgöra skillnaden mellan en energiinjektion och en bortkastad dag. Starta & Driva Företag har tagit en titt på trenderna och undersökt flera spännande konferenslösningar.
Under 2000-talet i allmänhet och efter den senaste finanskrisen i synnerhet har konferens-konceptet lämnat det konventionella kaffefokuserade mötesrummet för att istället omfatta idéer som tema-baserade möten och teambuilding-övningar. Samtidigt har synen på konferensen ändrats från att främst ha varit en utgift till att ses som en investering.
I 2014 års utgåva av den inflytelserika Global Meetings Report från American Express Meetings & Events utgör stabiliseringen av konferensbudgeten ett av senare års viktigaste trendbrott. En viktig konsekvens av den här utvecklingen är ett ökat fokus på lokala och regionala utbud av mötesplatser, inte minst för att dra ned på resekostnaderna. Dessutom innebär ett lokalt alternativ minimerade restider.
Däremot fortsätter konferensformatet att vara ett av de viktigaste verktygen för företagen när det handlar om att samla medarbetarna kring gemensamma strategiska mål. Som en konsekvens av det ökade kostnadstänket kommer även fokuset på resultat och avkastning att bli mer påtagligt, inte minst i konferensleverantörernas marknadsföringsmaterial.
Vid sidan av det renodlade strategiska tänket finner vi även en inriktning mot att skapa en gemenskap, och där kan alternativa lösningar locka. Ett exempel är Daytrip Stockholms nya event Game Show i centrala Stockholm, där deltagarna slussas in i ett japanskt TV-program under två minnesvärda timmar.
Mood
Vi tog kontakt med Karin Lagerqvist på Mood Stockholm, som berättade om en alternativ konferenslösning mitt i Stockholms innerstad.
Vad är Mood Stockholm?
– Mood Stockholm är den naturliga mötesplatsen för människor som lever, arbetar och shoppar i Stockholm City.
Den typiska Mood-kunden är en modern och nyfiken människa som är intresserad av kvalitet och att njuta av livet. Vi är väldigt stolta över vårt utbud av butiker och restauranger samt den inspirerande miljö som skapats för konferenser och möten. Inspirationen har tagits från internationella hotell-lounger, flygplatser samt storstädernas brokighet och myller.
Är konferenser en stor del av er verksamhet?
– Vår mötes- och konferensverksamhet växer hela tiden. Det är vår Concierge som håller i bokningarna, och antalet förfrågningar ökar konstant. Många av företagen som sitter i Mood Stockholm använder våra konferenstjänster och vi jobbar kontinuerligt på att nå ut till fler företag.
Hur ser en konferens hos er ut?
– Vi kan ta emot grupper på mellan två och tjugo personer, och självklart hjälper vi till med service och förtäring. Vi har allt från franskinspirerad frukost och danska smörrebröd till spanska tapas, färskpressade energijuicer och champagne. Varje kund får ett skräddarsytt paket som är anpassat för just deras möte.
“Det ökande kostnads-tänket innebär att fokuset hamnar på avkastning”
Hur skiljer sig era konferenslösningar från konkurrenternas?
– Våra lokaler är unika. Mest populärt är att boka möten i våra träkojor; de står på pelare ute i trädgården och ger alltid ett fantastiskt intryck. Det är verkligen unikt att kunna befinna sig mitt i Stockholms innerstad och ändå ha känslan av att vara i en helt annan värld. Vi får ofta höra att folk blir mer kreativa hos oss. En annan av våra styrkor är vårt stora utbud av tillval. Efter en heldag i kojan kanske man avslutar med ett glas vin i den stimmiga och populära miljön på Bouqueria, eller med en teambuilding-aktivitet hos EAT där man lär sig laga dumplings – eller varför inte en välbehövlig paus med massage vid vårt spa och en pedikyr hos vår nagelsalong.
Vilken typ av kunder har ni?
– Våra kunder kan vara alltifrån advokatbyråer till produktionsbolag. Det är ett brett spann av stora och små företag. Det kan röra sig om ledningsgrupper, affärsområdesmöten, brainstorming-möten och kickoffmöten. Gemensamt för våra kunder är att de vill komma till en inspirerande plats där de tillåts tänka fritt och kreativt.
Har ni upplevt några förändringar i hur företag väljer att ha sina konferenser?
– Fler och fler företag vill ha endagskonferenser. Man vill komma bort från kontoret för att diskutera en idé, en strategi eller kanske en förändring, men inte spendera en massa tid på en lång resväg. Dessutom vill allt färre sitta i ett traditionellt konferensrum. Där är Mood Stockholm ett mycket bra alternativ.
Yasuragi
För att få en bättre inblick i konferensvärlden tog Starta & Driva Företag kontakt med Florence Cardell, Marknads och Försäljningschef hos Yasuragi.
Vad är Yasuragi?
– Yasuragi är en mötes- och spaanläggning som ligger 20 minuter från Stockholm City. Sedan 1997 har vi erbjudit ett unikt japanskt koncept som omfattar alltifrån arkitektur, behandling, mat och dryck. Själva byggnaden har funnits sedan 70-talet och ritades av en japansk arkitekt.
Är konferenser en stor del av Yasuragi verksamhet?
– Vi har två starka segment: privatsegmentet och mötessegmentet. Det förstnämnda är kanske vad Yasuragi är mest känt för, men vi har även ett starkt utbud av konferens- och möteserbjudanden som tillsammans utgör ungefär hälften av vår totala årsomsättning.
Hur ser en konferens hos Yasuragi ut?
– Det beror lite på vilken typ av möte det är, huruvida det rör sig om ett mindre företag eller en grupp på 400 personer.
Grundidén är alltid att utgå från kundens syfte och mål, och att kombinera möten med pauser för avkoppling. Om det är så att man vill hålla möten åtta timmar i sträck utan några som helst avbrott är Yasuragi kanske inte rätt plats, men faktum är att forskningen har visat att pauser ökar mötets effektivitet.
“Konferenser behandlas inte längre som en utgift, utan mer som en bra investering”
Hur skiljer sig en konferens hos Yasuragi med de hos konkurrenterna?
– Dels har vi det japanska inslaget, som är avgörande för hel-hetsupplevelsen. Dessutom är vi erfarna och har kompetensen som krävs för att bygga upp aktiviteter som stärker mötesresultatet. Våra kunder investerar både tid och pengar i ett möte, och då måste resultatet bli bra. Dåliga möten tar energi, medan vi vill ge energi.
Vilken typ av kunder har ni?
– Vi har kunder från alla branscher, både män och kvinnor. Vi märker att våra kunder är lyhörda och öppna för att ta del av vår kompetens, och inspireras av vårt utbud att nå resultat.
Har ni upplevt några förändringar i hur företag väljer att ha sina konferenser?
– Många företag är mer lyhörda och villiga att lyssna på leverantörerna. Konferenser ses inte längre som en självklar kostnad som kretsar kring lunch och kaffepauser, utan resultatet är minst lika viktigt. Dessutom ses det inte enbart som en investering i resultatet, utan även i individerna. Det blir en investering i hållbart ledarskap. Till sist har vi även märkt hur män i större utsträckning än tidigare har börjat värdesätta det hälsosamma utbud vi erbjuder, vilket vi tycker är en rolig utveckling.
Lastberget
Vår nästa leverantör har arrangerat aktivitetsrika konfenser strax utanför centrala Stockholm i imponerande 30 år. Barbro Nilsson, VD på Lastberget Konferens & Upplevelse, berättade för oss om kreativa och aktiva möten.
Vad är Lastberget?
– Lastberget är en konferensanläggning som arbetar med alla former av möten. Det kan handla om allt från festarrangemang och bröllop till produktvisningar och utställningar. Vi har även en hotellverksamhet, och den som reser i tjänsten eller i övrigt behöver logi för en natt är väldigt välkommen till oss. En av våra främsta styrkor är just konferenser, både för små och stora företag, och där har vi specialiserat oss på tvådagars- och tredagarskonferenser med logi.
Hur ser en konferens hos er ut?
– Vi utformar konferensen i samråd med kunden och anpassar den till kundens behov. Grundidén är att stärka kreativiteten genom friskvård och aktiviteter – ett slags aktivt möte där man tillåts röra på sig. Vi är dessutom en av få anläggningar i regionen som verkligen har allt under ett och samma tak, närmare bestämt 9,000 kvadratmeter med en stor relaxavdelning, soffgrupper, sportanläggningar och närhet till Mälaren. Alla våra aktiviteter ingår i vårt konferenserbjudande, och utgör alltså ingen extra kostnad. På kvällen får deltagarna även ta del av vårt kulinariska utbud. Vår personal är experter på smakupplevelser och vet vilket vinglas som går allra bäst med vilken druva.
Vilken typ av kunder har ni?
– Det är väldigt blandat; det är både stora och små företag, myndigheter och föreningar. På senare tid har vi märkt av att vissa kunder vill effektivisera sin vistelse och pressa in väldigt mycket konferens på väldigt kort tid. Då vill vi kunna bidra med variation och miljöombyte, och tillåta deltagarna att röra på sig. Vi har även inrett våra rum i olika färger, med individuella teman, för att göra vistelsen så varierad och inspirerande som möjligt.