Vad ska man tänka på när det gäller mobilanvändande på sin arbetsplats? Starta & Driva Företag frågar psykologen och organisationskonsulten Linn Staberg på Provins Fem.
Kan man utforma några regler på en arbetsplats som rör mobilanvändandet?
– Självklart! Det är mycket viktigt att man gör överenskommelser på arbetsplatsen när det gäller mobilanvändandet. Precis som vi behöver göra spelregler kring tidsramar – hur vi ser på sena ankomster och så vidare – behöver vi också göra tydliga överenskommelser gällande mobilanvändning. Ska vi ha mobilen med oss på möten eller inte? Ska de vara på? Är det okej med tyst ringsignal? Ska vibrationen vara på eller av?
Många upplever ju att vibrationen är lika störande som att ringsignalen är på. Det kan tyckas vara en enkel överenskommelse, med det finns många variabler att ta ställning till.
Är mobilanvändandet en het fråga på företagen?
– Det har blivit mer aktuellt med anledning av att vi tycks vara alltmer lockade att plocka upp våra smartphones och hålla oss uppdaterade. Det är enklare än någonsin att koppla upp sig mot arbetsplatsen, eftersom mejlen finns i vår byxficka. Medarbetare, kunder och intressenter kan nå oss när som helst.
Det finns olika uppfattningar om hur uppkopplade cheferna ska vara, och många väljer att göra sig själva oumbärliga genom att alltid finnas tillgängliga för att lösa uppkomna problem. Risken med att ständigt vara tillgänglig är dock att cheferna suger upp för mycket ansvar istället för att lägga ut ansvar i organisationen. Det finns också påtagliga risker för hälsan med avseende stress och möjlighet till återhämtning.
Om man sitter på ett viktigt möte, men samtidigt väntar på ett viktigt samtal, vad ska man då göra när telefonen ringer?
– Om man i arbetsgruppen kommer överens om att det är okej att ta viktiga samtal under ett möte måste man definiera vad som är ett viktigt samtal. Där kan vi ha helt olika uppfattningar, vilket kan leda till irritation och missförstånd. Det är viktigt att inte slarva igenom detta när man gör överenskommelser, utan att verkligen komma överens om vilka regler som gäller, förklarar Linn Staberg.
– Sedan är det viktigt att fråga sig själv vad som händer med den egna förmågan att vara närvarande och engagerad på mötet om det viktiga samtalet rör något som gör mig upprörd. Samma sak gäller för mejl: Om jag tar upp min mobil lite snabbt under bordet för att kolla min mejl, och det står något negativt i mailet, kan det påverka mig på ett eller annat sätt.
Det händer ibland att man är på en konferens som kan pågå en hel dag. Vad ska man ha för mobilpolicy då?
– Mitt tips är att, i den mån det går, stänga av mobilen eller låta bli att kolla på den. Tillåt dig själv att vara helt fokuserad och närvarande. Fråga dig själv hur viktigt det är att ta det där samtalet eller svara på det mejlet: kommer det att få katastrofala följer om du inte gör det? Om inte, kanske du kan göra en annan prioritering.
Finns det något annat man bör tänka på när det gäller frågor om mobilvett?
– Tänk på vilka mobilsamtal du tar i vilka forum och sammanhang. Var lite vaksam med hur du pratar om din arbetsgivare, kunder och kollegor på bussen, tåget eller i tunnelbanan. Som medresenär är det lätt att göra kopplingar till var du arbetar, och du ska kunna stå för arbetsplatsens värdegrund och professionalitet även utanför arbetsplatsens väggar. Dessutom kanske du stör dina medresenärer, som vill fokusera på annat.