Många företagare skjuter upp tråkig och tidskrävande administration och drar sig därför för att fakturera. Eller så hinner man inte på grund av för mycket jobb. Samtidigt oroas man över företagets likviditet och överlevnad. Problem i många av småföretagarnas vardag, problem som grundarna av Dicopay bestämde sig för att lösa.
På Dicopays ljusa och öppna kontor med utsikt över Frihamnen står en rollup med texten: Att jobba är roligt. Att ta betalt är ännu roligare.
– Att ta betalt är ett större problem än vad man kan tänka sig. Man brinner för det man sysslar med och tycker varken att det är särskilt roligt eller utvecklande att ta betalt. Därför skjuter man på det, säger Marie Lundberg, företagets vd.
En önskan om att förbättra livet för småföretagare låg bakom Dicopays uppkomst.
– Grundarna har själva drivit företag och är väl insatta i hur småföretagares vardag ser ut. De har sett ett tydligt mönster som funnits hur länge som helst utan att någon gjort någonting åt det.
Marie berättar att Dicopay intervjuat över 1000 tjänsteproducerande företag.
– Vi har hittat en röd tråd, nästan ingen fakturerar direkt. Antingen fakturerar man en gång i veckan, en gång i månaden, skickar underlag till en byrå eller så saknas rutiner helt. Många fakturerar först när det börjar bli ont om pengar på kontot.
“Lär man sig inte att ta betalt leder det väldigt ofta till problem med likviditeten”
Att det dröjer för småföretagare att omvandla jobb till pengar på kontot ger problem långsiktigt.
– Lär man sig inte att ta betalt leder det väldigt ofta till problem med likviditeten och i värsta fall till att man inte kan fortsätta med sin verksamhet. Vår uppgift är att plocka bort så många hinder som möjligt och göra det enkelt. Ingen anställd skulle acceptera att få betalt tre månader efter att de utfört ett jobb. För företagare är det däremot vanligt att man inte får betalt förrän efter 60 dagar eller längre från att jobbet utfördes
Därför kommer pengarna inte in
Att företagare undviker att fakturera för att det känns administrativt tungt är bara en av anledningarna till likviditetsbrist. En annan anledning till att det börjar sina på företagskontot är att kunderna inte betalar i tid.
– Småföretagare har sällan någon påminnelserutin. Jag har pratat med företagare som kommer på att kunder inte har betalat efter ett år och då känns det jobbigt att påminna. Vi har därför byggt in en automatisk påminnelseavisering i vår tjänst.
Sena betalningar kan också bero på att man inte är överens om innehållet i fakturan.
– Ju längre tid det tar för fakturan att gå ut desto mindre kommer köparen ihåg av tjänsten som utförts. Det blir missförstånd och man måste plocka fram gamla underlag, vilket tar onödig tid. För att slippa dessa diskussioner finns har vi byggt in en automatiskt digital handskakning mellan köpare och säljare så att man redan vid faktureringstillfället vet att man är överens.
Röda tråden
Svårt att få ut fakturor, avsaknad av rutiner för påminnelser, kunder som inte betalar i tid och en ständig oro för att inte överleva är den röda tråd som kommit fram i intervjuerna.
– Där har vi sett största problemen som inte är lösta, som vi vill göra någonting åt.
Marie berättar även att säsongsarbetare är en av grupperna där oron är extra stor. De jobbar intensivt under högsäsong och hinner då inte fakturera och oron för överlevnad är ständigt närvarande.
– Om fem år vill vi ha varit med och påverkat att svenska företag får ut fakturor på språng mellan jobb, får betalt snabbare och på så sätt får större chans att överleva. Vår grundtanke är att det ska vara så enkelt som möjligt att skicka en faktura och även kunna få betalt direkt.
Tidskrävande administration och oro för att misslyckas kan också vara en anledning till att man inte startar företag trots att tankarna finns där.
– Kombon att fler företag överlever och fler vågar startar är avgörande för utvecklingen företagandet i Sverige och vill verkligen vara med att skapa förutsättningar för det.
Så funkar tjänsten
Det som behövs för att kunna fakturera med Dicopays app är ett BankId och sitt person- eller organisationsnummer. I appen kan man skicka ut fakturan direkt efter slutfört jobb och få pengarna på kontot inom ett dygn. De vänder sig till små bolag, även nystartade. Man kan fakturera både företag och privatpersoner. Appen har stöd för rot- och rutberäkning, man kan lägga in utlägg och resor och det finns olika momssatser.
– Vår ambition är att enklaste formen av faktura ska ta 15 sekunder att göra.
När man fakturerat går det ut ett SMS till kunden.
– Vi har byggt in en handskakningsrutin. Företaget skickar ett underlag, kunden får ett SMS och godkänner att en faktura går ut på det beloppet. Det bidrar till mindre tjafs i efterhand eftersom man är överens innan fakturan går in.
När köparen har godkänt fakturan skickas den ut och företaget får pengarna på sitt konto. Har man utrymme att vänta på pengarna i 30 dagar har man den möjligheten också. Då blir kostnaden för tjänsten lägre.
När fakturan är skickad får företaget ett underlag för bokföringen. I nästa steg kommer man kunna bokföra fakturor man skickat via appen automatiskt.
– Vi börjar med pengar in på kontot. Att få ur sig fakturan och få betalt direkt är det mest kritiska.
Hur har det blivit mottaget av kunder?
– Vi är överväldigade över det fantastiska mottagande vi fått så här långt. En kommentar vi ofta får från kunder som precis kommit igång med tjänsten är ”Det var så enkelt så jag trodde att jag gjort något fel”. En annan feedback vi ofta får är att både den som skickar fakturan och den som tar emot den tycker det är skönt att man är överens med fakturan innan den skickas ut.
Just nu får alla som testar Dicopay 350 kronor. Läs mer här!