Den första affärskontakten skapas ofta via e-post idag. Då är det viktigt att tänka på vem mottagaren är och vad som är syftet med mejlet. Förutom att lära sig mejlandets vett och etikett är det lika viktigt att förstå när dessa regler ska kastas överbord.
I de flesta branscherna är e-post den vanligaste kommunikationsformen, och därför är det såklart viktigt hur man skriver ett e-post. Om vi tar det från början så spelar ämnesraden en viktig roll. Det gör ingenting om den raden blir lite torr, utan det ska vara lätt att förstå vad mejlet handlar om. När det kommer till innehållet bör du hålla dig kortfattad. Om texten blir längre än ett par meningar kan du istället dela upp texten i stycken.
Tänk på att försöka få till en positiv kommunikation. Här kommer vi in på en klassiker som du förhoppningsvis har lärt dig redan: skicka aldrig e-post i vredesmod. Enligt vett och etikett-experten Magdalena Ribbing ska “varje mejl som föranleds av en stark känsla vila en god stund innan det skickas iväg.” I boken Etikett på Jobbet tar hon även upp en historia om två kvinnliga kollegor som via e-post berättade olika erotiska erfarenheter för varandra. När detta råkade skickas vidare till övriga kollegor mådde en av kvinnorna så pass dåligt att hon slutade på arbetsplatsen. Ribbing menar att man bör betrakta jobbmejl som ett vykort, något som alla kan läsa. En annan bra regel är att bara skriva e-post som tål att hamna i den allmänna skrivaren.
”Det är svårt att formulera en regel som gäller i alla sammanhang, till exempel att vänliga hälsningar är trevligare än bara hälsningar.”
I ett jobbmejl ska du försöka fokusera på ett eller ett fåtal ämnen, inte fler. Ofta e-postar man fram och tillbaka med en och samma person. Enligt Magdalena Ribbing ska det första mejlet inledas med ”Hej [Förnamn]” och avslutas med ”Hälsningar [Namn]”, men hon betonar samtidigt att användandet av förnamn kan uppfattas som lite väl personligt. En avslutningsfras man aldrig ska avsluta ett e-post med är förkortningen MVH, eftersom det uppfattas som slött att inte orka skriva ut hela frasen.
Det är inget fel på tydliga e-postregler, anser språkkonsulten Jenny Forsberg, men hon påpekar samtidigt vikten av att anpassa språket efter den man e-postar med. Det kan bli fel att vara för formell i vissa sammanhang.
– Det är svårt att formulera en regel som gäller i alla sammanhang, till exempel att vänliga hälsningar är trevligare än bara hälsningar. Använd en hälsningsfras som känns rätt för dig, säger hon.
Det viktigaste är att tänka igenom vem som ska läsa mejlet och syftet med det. Mejlet ska börja med det viktigaste och därefter ska eventuell bakgrundsinformation komma.
Rent språkligt tycker Jenny Forsberg att man aldrig ska skriva hela ord eller meningar med versaler och att man bör undvika att använda flera utropstecken på raken – eller avsluta nästan varje mening med utropstecken.
– Om det är ett säljbrev kan det verka lite för på – lite för angeläget. Ett annat knep är att avvakta med smilisar tills den du e-postar med börjar använda dem.
Och till sist, läs alltid igenom ditt e-post innan du skickar det. Förutom att undvika eventuella slarvfel ger man sig själv även möjligheten att korrigera saker som annars kan missförstås.