Att byta visitkort är en symbolisk handling. Det betyder att vi har träffats, vi har haft en kontakt och att jag vill veta mer om dig.
Visitkort säkerställer att jag får exakt de uppgifter jag behöver. Om någon till exempel har ett krångligt efternamn vet jag att det inte blir felstavat, att jag verkligen har fått rätt kontaktuppgifter, säger Leena Männik Styren som har skrivit boken Mingel – Konsten att knyta kontakter.
På mingel är visitkort en bra metod för att börja eller avsluta ett samtal. Man kan räcka fram sitt visitkort ganska tidigt i en konversation eller så kan man avsluta samtalet med att be om den andres kort.
– Det blir en trevlig avslutning på ett samtal. Men när man får ett kort så ska man inte bara ta det och stoppa ner det, utan ägna det visst intresse. Gärna kommentera någonting såsom företagets adress: ”Jaha, ni sitter vid Pampas Marina, där var jag i somras…”
Visitkort är en bra språngbräda till ett samtalsämne och man får gärna pimpa sitt kort med ett foto, ett värdeord som företaget har eller en nyhet på baksidan. Leena har till exempel en uppgift om sin mingelbok på visitkortet.
Det händer ibland att man tar emot ett visitkort, men sedan glömmer bort vem personen bakom kortet är. Ett tips är att skriva ner vad man faktiskt pratade om och sedan nämna det när man tar kontakt med personen.
På engelska talar man om ”conversation piece”, sådant som kan ligga till grund för en konversation, och på mingel är visitkort en guldgruva för konversationer. Leena talar även om vikten av att ha ett ”verbalt visitkort”, två tydliga meningar om vem man är och vad man gör. Det är som en pitch som gör att motparten börjar fråga.
– Jag håller ofta föreläsningar på företag om hur personalen kan spetsa till sin presentation. Det ska vara som en fiskekrok med hulling som du fastnar i – och vill veta mer. Den största synden är att bli långrandig och tråkig när man berättar om sitt jobb.
En del tycker att det är krångligt och formellt med visitkort. Ett tips är att göra det enkelt, att ha det lättillgängligt i kavajfickan eller i bakfickan på jeansen. I formella sammanhang är det fortfarande vanligt att möten börjar med att parterna delar visitkort. I dessa situationer har Leena ett konkret tips: lägg visitkorten framför dig i den ordning som motparterna sitter, så kan du tilltala alla med namn och hålla koll på deras titlar.
– Är man fler än två personer kan det vara svårt att komma ihåg vad alla heter. Då är det trevligt att kunna tilltala motparten vid namn och säga saker som ”du som är marknadschef…” Man blir genast mer konkret och mer professionell samtidigt som man skapar kontakt.
Leena som är kommunikationskonsult blir triggad när folk säger att de hatar kallprat. Enligt henne är det nödvändigt för att vi ska kunna närma oss varandra. Det är inte meningen att man ska stå och prata om vädret hela kvällen, men man måste kunna nosa på varandra för att hitta en gemensam nämnare. Och när man sedan lyckas skapa en kontakt ger man över visitkortet, så att man finns kvar även efter att minglet är slut.