2008 var hjärnan effektivare än vad den är idag. Det var innan smarta telefoner gjorde entré i våra liv och de öppna kontorslandskapen – både det och aktivitetsbaserat kontoren steg i popularitet. Två nya störningsmoment som sänker vår prestation mer än vad man kan tro.
Journalisten och författaren Tomas Dalström har intervjuat flera framstående forskare om hur hjärnan fungerar och kommit fram till häpnadsväckande resultat. Sedan smarta telefoner kom, öppna kontorslandskap steg i popularitet och vi i allt högre grad började multitaska har produktiviteten sjunkit avsevärt.
– När jag satt i ett öppet kontorslandskap kom det in en säljare som pratade högt. Ingen kunde jobba, men han kunde inte hejda sig. Jag har själv fått uppleva hur det påverkar oss att sitta i störande miljöer.
All kunskap Tomas fått under sina intervjuer har han sammanställt i boken Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag.
– Jag har tittat på när inlärning, skriv- och läsprocessen samt kreativiteten funkar som bäst i hjärnan. Även på vad som händer när vi multitaskar och sitter i öppna kontorslandskap.
Att just år 2008 finns med i boktiteln beror på att vi då inte hade mobilt bredband, smarta telefoner och sociala medier.
– 2009, när de slog igenom, ökade möjligheten att bli störd.
Öppna kontor sänker produktiviteten
Generellt blir vi störda var 11:e minut. Det gäller bara öppna kontor – med multitasking oftare. Det plingar till i mailkorgen, det kommer ett sms eller kollegan bredvid pratar.
– Röster påverkar oss mer än någonting annat.
Arbetsminnet är oerhört litet och rymmer endast runt sju bit, vilket motsvarar ett telefonnummer.
– Arbetsminnet fylls ständigt på med ny information. Det tar in allt som händer runtomkring för att kunna reagera. När någonting händer försvinner det man jobbar med ur arbetsminnet och det kan ta upp till 25 minuter att komma tillbaka till samma nivå. Det tar alltid tid; det är inte som att tända och släcka en lampa.
Om du skriver eller läser en text använder hjärnan samma delar som när den tolkar vad någon säger.
– Arbetsminnet kan bara jobba med en sak i taget. Hjärnan prioriterar fara, därför prioriterar den vad man hör.
Därför är det sämsta alternativet att sitta i ett öppet kontorslandskap när man jobbar med koncentrationskrävande uppgifter. De som sitter i kontorslandskap måste jobba 84 minuter mer per dag för att bli klar med det man i vanliga fall kan göra på 8 timmar.
– Kan man sitta i ett tyst rum går det både snabbare och resultatet blir bättre.
Pannloben – hjärnans smartaste del
De mest avancerade tankarna processas i pannloben. Det är även den som mentalt ska trycka bort störningar.
– Du kan bara använda pannloben några timmar per dag. Att använda den för att trycka bort störningar kan jämföras med att filtrera skräppost.
Växlar vi mellan flera olika saker blir prefrontala cortex, pannlobens främre del, trött.
– Det leder till att man gör fler fel och kvaliteten på det man gör blir sämre.
Multitasking – en typ av störning
Att multitaska och bli störd på kontoret funkar på samma sätt i hjärnan. Tomas har intervjuat Torkel Klingberg som skrivit boken, Den översvämmade hjärnan:
– I ena fallet väljer du att bli störd och i det andra fallet blir du störd vare sig du vill eller inte.
En studie från Harvard har visat att de som multitaskar bli mer störda av både yttre faktorer och sina egna tankar än de som tar en uppgift i taget.
– Driver man ett eget företag förlorar man otroligt mycket pengar per år om man multitaskar.
Trots att mycket av informationen är av negativt slag beskriver Tomas i boken hur man ska agera för att lyckas.
– Vänder man på det hela har det aldrig varit lättare att lyckas. Har man kunskap om hur hjärnan fungerar, tillämpar dessa kunskaper och fokuserar kommer man bli bäst när konkurrenterna fladdrar runt.
Så påverkar minskad produktivitet vinsten
Ska man skriva ett enkelt sms, typ köp mjölk, minskar produktiviteten med 2-4 procent om man blir störd.
Ska man skriva en text med information både från minnet och ett externt dokument minskar produktivitet med 10-12 procent eller mer om man exempelvis hör en röst utifrån.
Räkneexempel
Dela personalkostnaden med vinsten: Till exempel: 10 000 000 / 1 200 000 = 8,33
Varje procentenhet du förändrar personalkostnaden påverkar vinsten med 8,33 procent.
– Tittar du på siffran förstår du hur mycket vinsten påverkas av multitaska eller låta sig störas. Om störningen minskar produktiviteten med 10 procentenheter, allt annat lika, minskar vinsten med 83,3 procent (10 x 8,33).
Siffrorna visar att det är viktigt att veta hur man ska agera.
– Speciellt om man är nybliven företagare. Det kan handla om att lyckas eller misslyckas.
Lönar det sig att minska arbetsplatsens kostnad?
Generellt sett är kostnaden för en arbetsplats är tio procent av lönekostnaden. Har man en lönekostnaden är på 50 000 kronor per månad blir arbetsplatsens kostnad 5000 kronor. Om man lyckas minska kostnaden för arbetsplatsen med tio procentenheter motsvarar det 500 kronor. Det räcker att medarbetarens effektivitet minskar med en procent för att vinsten ska vara utraderad.