Vill du bli leverantör till IKEA? Då gäller det att säga rätt saker. Företagaren lyckades att bli insläppta i hjärtat av möbeljättens huvudkontor och mötte ett frispråkigt IKEA.
Text Per Manns Foto Lina Alriksson
Det är många företagares dröm att få en inbjudan till ett möte i hus KH i Älmhult. I byggnaden med det anonyma namnet sitter Ikeas mäktiga inköpsavdelning som ser till att hyllorna aldrig gapar tomma i möbelkedjans drygt 360 varuhus runtom i världen. De ska hitta leverantörer av allt från bokhyllan Billy till färgglada plastklämmor. Chefen för avdelningen heter Erik Olsen och han har titeln purchasing operations manager. Ikea har inte för vana att släppa in media i hjärtat av sin verksamhet, men Erik Olsen har gjort ett undantag. Via slingrande korridorer når vi fram till den stora inköpsavdelningen där Erik Olsen tillsammans cirka 150 medarbetare upprätthåller kontakterna med hundratals leverantörer i norra Europa.
– Alla jobbar i öppet landskap, inte ens chefen får ett eget arbetsrum, konstaterar Erik Olsen med ett leende.
Vi slår oss ned i ett konferensrum tillsammans med Helena Hansson, inköpsavdelningens kommunikationsansvariga. Ikea väger sina formuleringar noggrant och ibland konsulterar Erik Olsen sin kollega för att avgöra hur svaren intressant att höra med vilken noggrannhet och detaljrikedom som Ikea väljer att berätta om hur de jobbar med sina leverantörer.
– Vi är inte riktigt vana vid den här typen av samtal. Ikea präglas av blygsamhet och det innebär att vi inte har velat berätta för mycket om vad vi gör och hur vi jobbar, säger han.
Baksidan av en sluten verksamhet är att det skapas myter och missuppfattningar.
– Jag är medveten om att vissa leverantörer kan uppfatta Ikea som lite skrämmande, men den bilden vill vi tvätta bort. Vi har som ambition att bli mer synliga, säger han. Vi ska ut och träffa leverantörer, besöka branschorganisationer och delta i olika event där vi kan möta nya leverantörer.
Att Ikea tillverkar alla sina produkter i lågkostnadsländer som Kina och Vietnam är ytterligare en bild som företaget vill korrigera. Kina är fortfarande störst med cirka 25 procent av Ikeas tillverkningsvolym – men trenden är att flytta hem produktion.
– I takt med Ikeas tillväxt placeras alltmer tillverkning närmare våra varuhus vilket skapar affärsmöjligheter för europeiska tillverkare.
Långa transporter medför en negativ klimatpåverkan och det binder upp kapital under längre tid än om vi har tillverkning i anslutning till våra varuhus. Kina är alltså fortfarande Ikeas viktigaste tillverkningsland men som nummer två kommer Polen med 18 procent, följt av Italien med 7 procent och på delad färde plats åter finns numera Sverige och Litauen med cirka 5 procent vardera.
– Det är flera saker som gör Sverige till ett attraktivt tillverkningsland, menar Erik Olsen.
Automatiseringsgraden är ofta mycket hög och det ger klara konkurrensfördelar. Det finns också många svenska företag som ligger i framkant när det gäller materialinnovation, det är kunskap som kan bidra till att Ikea blir ännu bättre på att använda den råvara som ingår i våra produkter.
Ikea samarbetar för tillfället med ett drygt 30-tal svenska leverantörer. Men vilka är dessa företagare?
– Återigen, vi är försiktiga med den typen av information och våra samarbeten bygger på förtroende och diskretion, säger Erik Olsen. Det jag kan säga är att vi samarbetar med allt från riktigt små företag med 5–10 anställda, ofta verksamma inom materialinnovation, till större tillverkningspartner med flera hundra anställda.
Under samtalet förstärks bilden av att nära samarbete, transparens och förståelse för Ikeas affärsmodell är av central betydelse.
– Vi är mycket beroende av långsiktighet och Ikea kan inte shoppa runt efter nya leverantörer hela tiden. Om du delar våra värderingar och är beredd att jobba transparent och nära oss så finns förutsättningarna för en långsiktig affärsrelation.
Luften är tunn i konferensrummet och vi tar en paus och promenerar bort till kaffeautomaten. På vägen dit passerar vi några små podier där aktuella Ikeamöbler står uppställda, precis som i ett varuhus. Erik Olsen berättar att han är utbildad snickare och tog anställning hos ett danskt möbelsnickeri efter avslutad utbildning. Företaget hade Ikea som kund och efter många småländska besök erbjöds han anställning och han tog med familjen till Älmhult där han nu har jobbat i åtta år.
Fikapausen är slut och Erik Olsen börjar beskriva hur ett samarbete kan se ut. Enligt Ikea skriver man långa samarbetsavtal med sina leverantörer, ofta tre- eller femårsplaner. Om det exempelvis är en stoltillverkare så lovar Ikea en viss produktionsvolym under perioden, men de vill ha flexibilitet när det gäller vilken modell som ska tillverkas. Men samarbetet kan sträcka sig längre än så.
– Jag har hittills inte träffat en leverantör där det inte går att effektivisera verksamheten lite till, säger Erik Olsen. Det handlar ofta om att se över materialhanteringen och en ökad automation. Allt går att förbättra och vi vill bidra till det.
Och Ikea gillar skalfördelar, vilket innebär att de erbjuder sina leverantörer att köpa in industrirobotar – från Ikea! Logiken är enkel. Ikea kan köpa in stora volymer robotar och därmed erbjuda dem till ett bättre pris än vad en enskild företagare kan hitta på marknaden. Men det slutar inte här. Ikea kan också gå in som finansiär när en leverantör behöver investera för att möta den produktionskapacitet som Ikea efterfrågar. Det kan handla om investeringar på upp till flera hundra miljoner kronor.
Efter flera timmars samtal framstår ett samarbete med Ikea lika mysigt som ett medlemskap i Ikea Family.
Men går det aldrig snett?
– Jo, det förekommer att leverantörer och Ikea växer ifrån varandra. Oftast handlar det om leverantörer som har svårt att hänga med i den tekniska utvecklingen.
Men Ikea hävdar att de alltid försöker göra en snygg exit.
– Vi strävar efter att städa efter oss, att se till att leverantören inte blir sittande med ett stort lager av råvara som var avsett till produkton av Ikeaprodukter.
Efter en dag hos Ikea i Älmhult är budskapet tydligt – svenska leverantörer står sig bra i den globala konkurrensen tack vare innovation och automation.
Vi vet fortfarande inte vilka leverantörer som Ikea samarbetar med, men någon vecka efter besöket kommer ett mail där de namnger fyra produkter som med framgång tillverkas på hemmaplan.
Det är påsklämman Bevara, trådbacken Antonius, hyllan Hejne och presentpapperet Kännetecken. I slutet av mailet poängteras att Ikea sällan sätter sig i beroendeställning och samtliga produkter tillverkas även hos andra leverantörer i andra länder.
Jag har designat en ny produkt som jag vill sälja hos Ikea
Helt fel! Ikea vill skapa samarbeten med leverantörer. Möbelföretaget är inte intresserat av att komma i kontakt med leverantörer som har utvecklat en ny kökslucka eller formgivit en ny lampskärm. Ikeaprodukter designas och utvecklas internt av en avdelning som heter Ikea of Sweden (IoS).
– IoS är hjärtat av vår verksamhet och allt vi gör utgår från ett koncept som vi kallar för Demokratisk design. Konceptet innebär att alla produkter som vi säljer måste möta följande krav: lågt pris, form, funktion, kvalitet och hållbarhet, säger Erik Olsen.
Jag vill ha royalty
Sorry, Ikea har som policy att inte ingå avtal som innebär att de tvingas betala royalty till utomstående leverantörer.
– Vi söker efter leverantörer som kan producera lite smartare än vad vi gör i dag. Det kan exempelvis handla om företag som utvecklar intressanta materialkombinationer eller effektivare produktionsprocesser.
Jag har kommit på ett bra namn
Billy, Ribba eller Ekerum? Ikea har en avdelning som bara jobbar med att bestämma lämpliga produktnamn. Ikea kan inte erinra sig att en leverantör någonsin haft inflytande över namnvalet.
Min produkt är redan patenterad
Återigen, Ikea vill utveckla lönsamma produktionsprocesser tillsammans med sina leverantörer, inte tillbringa tid åt att diskutera hur eventuella patentfrågor ska lösas.
– Vi söker leverantörer som älskar möbler och heminredning och som tillsammans med oss kan se till att vi möter våra kunders förväntningar. Om du vill bidra med din produktionskunskap, hur man utnyttjar olika typer av material eller andra innovativa idéer hur vi kan utveckla vår produktion så ska du definitivt höra av dig till oss på Ikea.
Jag vill inte berätta alla detaljer om min produktion
Fel attityd. Ikea pratar mycket om partnerskap.
– Vi är ju jätteberoende av våra leverantörer. Båda parter ska ha en affärsmässig vinning av samarbetet, men det förutsätter öppenhet från alla inblandade, säger Erik Olsen.
Jag vill skicka ett pressmeddelande och berätta om vårt nya samarbete med Ikea
Stopp, stopp! Om du lyckas bli en del av Ikeas leverantörsnätverk så är det ett samarbete som bygger på en ömsesidig ödmjukhet och där ingår att all externkommunikation bestäms av Ikea.
Vår produktion är fullt optimerad
Knappast. Tala inte om för Ikea att din verksamhet är fullt optimerad. Använd i stället Ikeas kunskap för att ytterligare optimera din verksamhet. Ikea har byggt en världsledande position med hjälp av att vara kluriga, smarta och lite mer småländska än alla andra.
– Jag har fortfarande inte sett en verksamhet som inte går att effektivisera och utveckla ytterligare en bit, säger Erik Olsen.
Jag tänker delegera ansvaret för samarbetet med Ikea ner i organisationen
Tänk om. Ikea vill utveckla verksamheten med den som har den rätta kompetensen hos leverantören, som har kunskap och rätt detaljkännedom om exempelvis kostnader.
Jag vill sälja i alla Ikeavaruhus i hela världen
Ikea satsar på riskspridning (dual sourcing) vilket innebär att en produkt tillverkas hos flera olika leverantörer. Ett exempel är bokhyllan Billy som både produceras i Sverige och hos andra leverantörer i Europa.
– Det är bra med ambition, men jag tror att det är få leverantörer som kan bli globala från dag ett. Det kan ju handla om att gå från noll till 50 000 enheter per vecka. Vi börjar ofta i mindre skala och växlar upp samarbetet efter hand.
Jag har vägarna förbi Älmhult
Tyvärr, det är fel väg in på Ikea. Nya leverantörer uppmanas att kontakta företaget via sajten http://supplierportal.ikea.com.
Den här artikeln är hämtad från senaste numret av Företagaren, Sveriges främsta magasin för dig som driver företag. Tidningen ges ut av Företagarna, Sveriges största organisation för företagare. Vi gör det enklare att starta, driva, utveckla och äga företag. Läs mer på www.foretagarna.se