De aktivitetsbaserade kontoren med olika miljöer att välja bland beroende på vilket behov man har för stunden, är här för att stanna. Idag är arbetsplatsen inte bara fysisk, utan även digital, därför ligger fokus på att få ihop en sömlös lösning mellan våra olika sätt att arbeta på.
Att satsa på arbetsplatsen är ett av företagsledarnas viktigaste managementverktyg.
– Företagare måste förstå vidden av arbetsplatsens kraft. En bra arbetsplatsstrategi ger effektiva arbetsplatser som höjer produktiviteten, resulterar i nöjdare medarbetare och ger en fördel när det handlar om att locka nya talanger, säger Karin Ståhl, vd och arbetsstrateg på GoToWork.
När hon blir kontaktad av kunder som behöver hjälp visar det sig ofta att det inte bara handlar om arbetsplatsen.
– Hur stöder arbetsplatsen medarbetarnas arbetssätt? Kontoret måste både vara snyggt och funktionellt.
Dagens arbetsplats är inte bara fysisk, utan även digital. Allt fler möten är virtuella och medarbetarna mer mobila. Därför måste den fysiska arbetsplatsen stötta hur de rör oss i det digitala rummet.
Det aktivitetsbaserade kontoret
Från 2010 har vi börjat implementera det aktivitetsbaserade arbetssättet i Sverige. Karin var pionjär inom området.
– Det traditionella arbetssättet med fasta arbetsplatser har förändrats till alternativa och mobila arbetssätt. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt handlar om hur vi nyttjar lokalen vi har till förfogande.
Att vi blir allt mer mobila innebär att alla medarbetare inte behöver ha ett eget skrivbord i alla verksamheter.
– Hjälper vi en organisation att ställa om till ett aktivitetsbaserat arbetssätt blir det färre skrivbordsplatser, men alltid fler sittplatser i den nya lösningen. Det behövs för att främja rörelse i lokalen.
Vill man få in en variation av arbetsplatser arbetar man ofta med zoner.
– En lugn zon där det är tyst, en mediumzon där det är lugnare och en aktiv zon där det spelas musik och är rörelse.
Att inreda på det sättet handlar om att stötta medarbetarnas olika behov, men även för att stimulera hjärnan.
– Hjärnan är egentligen slö och lat, därför gillar vi att göra saker på samma sätt. Finns det en variation av olika typer av arbetsplatser blir steget att tänka och göra på någonting annorlund mindre. Variationen gör att vi får nya infallsvinklar och tänker på ett annat sätt.
Karin tror att det aktivitetsbaserade arbetssättet kommer att finnas kvar en lång tid framöver.
– Jag hoppas att det kommer att bli bättre. Det finns fortfarande många halvdana exempel där man inte löpt linan ut. Därför har det aktivitetsbaserade arbetssättet fått dålig kritik och negativ uppmärksamhet.
Coworking bara växer
GoToWork har 15 medarbetare och skulle kunna ha ett eget kontor. Ändå har Karin valt att sitta på ett coworkingspace.
– Idag är tre medarbetare inne, resten är ute hos kunder. För oss var det viktigt med ett centralt läge och skulle vi hyra ett kontor skulle kostnaden bli fyra gånger så hög.
Förutom att det är kostnadseffektivt är lösningen även bättre för klimatet.
– Genom att aktivt satsa på den här formen av delningsekonomi reducerar vi vårt klimatavtryck till en fjärdedel. Samma sak gäller för de aktivitetsbaserade kontoren. Att medarbetarna lär sig dela arbetsplatser gör att fler personer kan verka på samma yta.
Att coworking växt så som det gjort beror inte bara på att det är ekonomiskt försvarbart och bättre för klimatet. att gigekonomin bara växer är en bidragande faktor.
– Driver man ett företag ensam vill man ändå ha en känsla av sammanhang och ingå i ett community. Vi har även sett större företag som använder coworking för att kunna täcka upp geografiskt.
Allt handlar om upplevelsen
En stor utveckling som vi har sett under de senaste åren är olika typer av arbetsplatser i andra miljöer. Som på flygplatser och i köpcentrum.
– Det beror på att det har blivit möjligt att ladda datorn eller telefonen i det offentliga rummet, vilket bidrar till att besökarna får en positiv upplevelse av platsen.
Att bygga in upplevelse är en trend som ökar i alla branscher.
– När vi tittar på lokaler som vi ska inreda till arbetsplatser tittar vi på hur man får ut det mesta av dem och hur medarbetarna ska få den bästa upplevelsen av platsen. Det handlar om den upplevda produktiviteten. Att känna ett flow i arbetsvardagen är väldigt befriande. Det kan man stötta genom en bra arbetsplats som stöder arbetssättet.
I framtiden tror Karin att vi kommer att få se fler shared office-lösningar.
– Vi ser reda det redan nu i städer som New York och London. Att fler kommer att ha gemensam service, man delar reception eller handlar upp gemensamma avtal för exempelvis städning.
Kontoren kommer att finnas kvar
Trots att möjligheterna att jobba hemma eller från caféer kommer kontoren alltid att finnas kvar.
– Kontoren behövs för att kunna bygga gemenskap och företagskultur.
Karin berättar att framtidens kontor kommer att bli mer sömlösa.
– Titta på Netflix. Du kan titta på tv:n, datorn, laptopen och telefonen och få samma upplevelse. Om man ser till kontoret har vi kommit en bra bit på väg med det mobila arbetssättet, men är inte helt framme än är att få ihop den digitala sömlösheten med den fysiska sömlösheten. Det är en av de trender, som vi kommer att arbeta mer med under 2020.
Om GoToWork
För sju år sedan startade Karin GoToWork, som hjälper organisationer att utveckla nya arbetssätt och arbetsplatser. De gör behovsanalyser för att ta fram strategier och hjälper även till att genomföra förändringarna praktiskt.