De företag som hakar på digitaliseringen och automatiserar företagets processer är de företag som också har bäst förutsättningar att bli mest lönsamma. Genom att minska tiden man lägger på administration som inte skapar något värde för företaget kan man lägga mer energi på att växa sitt företag och utveckla sin produkt.
Trots att det pratats länge om digitalisering och hur den kan underlätta småföretagares administrativa börda går omställningen väldigt långsamt.
Startupbolaget Dicopay har nära studerat hur mindre tjänsteföretag arbetar genom tusentals intervjuer.
– Det framgår tydligt att många lägger för mycket tid på administration som inte skapar något värde när de borde lägga mer tid att utveckla sitt företag, säger Marie Lundberg, vd på Dicopay.
Hon berättar att de flesta har stora möjligheter att ställa om, men vet inte hur man ska effektivisera sina rutiner.
– Man sitter fast i gamla ineffektiva rutiner och processer. Oftast är det inte mycket man behöver göra för att få en smidigare vardag. Det finns idag fantastiska verktyg och möjligheter.
Att ta betalt ska vara kul och enkelt
En del av företagandet som verkligen borde vara enkelt är hur man tar betalt. Dicopay har därför ambitionen att göra det superenkelt och roligt att ta betalt. Företaget riktar sig till tjänstenäringen.
– Det är faktiskt helt otroligt att det fortfarande är ett problem för många att ta betalt. Det borde vara både enkelt och kul att ta betalt och inte en administrativ börda. Man kan ligga efter med många saker, men aldrig med att ta betalt för sitt jobb.
Största hindret för att ta betalt direkt är att man har skapat sig manuella rutiner som innebär att man behöver sätta sig vid en dator och fakturera eller att man behöver skicka underlag för fakturering till en bokföringsbyrå som sköter faktureringen.
– Det här vill vi ändra på. Du ska alltid kunna ta betalt på språng – direkt från mobilen. Varför ska tjänsteföretag behöva vänta med att få betalt när handeln gått över till smidiga betalningslösningar?
Marie är övertygad om att inom fem år kommer många småföretag ha fått en effektivare vardag och ökat digitaliseringen utan att göra enorma insatser.
– När vi då mäter hur snabbt företagare får betalt efter slutfört arbete kommer siffran se helt annorlunda ut. Vi vill vara med och driva den omvandlingen.
Hon har sett småföretagare gå i konkurs, inte på grund av dåliga affärsidéer, utan undermåliga rutiner.
– De är fantastiska på vad de gör och många vill köpa deras tjänster, men de ligger efter med att ta betalt och gör det alldeles för sent. Får vi bort det beteendet kommer fler småföretagare att överleva.
Samarbete för större effekt
Marie berättar att Dicopay har krokat arm med en bokföringsbyrå, Bokföringsproffsen, som ser samma tendens.
– Småföretagare lägger alldeles för mycket tid på administration. Då är det svårt att bli lönsam.
Att valet av samarbetspartner föll på just en bokföringsbyrå beror på att Dicopay tittar på hela processen. Från att du tar betalt ända in i bokföringen.
– Ska vi säga att det ska bli enkelt hela vägen behöver vi förstå hela flödet. Vår vision är att skapa ett enklare och mer lönsamt företagande i Sverige. Då kan man inte bara fokusera på den delen vi löser i nuläget, vi måste vara intresserade av att hela företagarens vardag förenklas.
I sitt arbete träffar Marie många bokföringsbyråer. Hon har sett ett tydligt mönster även hos byråerna.
– De som är mest lönsamma och effektiva är de som anammat digitalisering och automatisering i sina rutiner. De klarar att ta in flera kunder utan att behöva lägga mycket mer tid.
Detsamma gäller alla tjänsteföretag.
– Man måste ha koll på alla sina processer, från försäljning ända in i bokföringen. Det finns många som kan stötta på den resan.
Vad är din tid värd?
Att det skulle vara dyrt att digitalisera sitt företag stämmer inte.
– Snarare tvärtom, det är dyrt att inte digitalisera. Företagare måste värdera sin tid i pengar och ställa det i relation till vilka verktyg man använder för att effektivisera sin vardag. Jag tror att många företagare inte tänker på att all tid de lägger ner har ett värde.
Hon har träffat företagare som lägger 25 procent av sin tid på administration.
– Det är inte där man tjänar pengar. I många fall skulle de enkelt kunna kliva över till en rutin där administrationen reduceras till mindre än 5 procent. Tiden som sparas kan de använda för att tjäna pengar eller förädla sin affärsidé istället. De som värderar sin tid är de som lyckas idag.
Marie tipsar – Så växer man sitt företag och bli mer lönsam
- Effektivisera dina rutiner och processer
- Automatisera och digitalisera det som går. Ska man växa finns det ingen anledning till att lägga dyrbar tid på sånt som inte generera något värde
- Se till att ta betalt direkt efter utfört jobb. Det låter så självklart, men gör det till en vana att ta betalt direkt.
Så funkar Dicopays app
Det som behövs för att kunna fakturera med Dicopays app är ett BankId och sitt person- eller organisationsnummer. I appen kan man skicka ut fakturan direkt efter slutfört jobb och få pengarna på kontot inom ett dygn. De vänder sig till mindre företag, även nystartade. Man kan fakturera både företag och privatpersoner direkt från mobilen. Appen har stöd för rot- och rutberäkning, man kan lägga in utlägg och resor och det finns olika momssatser.
– Vår ambition är att enklaste formen av faktura ska ta 15 sekunder att göra.
Fakturaunderlaget gå ut till kunden via ett SMS till kunden som godkänner och sedan får välja hur de vill betala och ta emot fakturan.
Implementerar e-handelns betalningsmodeller till tjänsteföretagen
En nyhet som Dicopay lanserar i september är att slutkunderna själva får välja hur de vill betala.
– Hittills har vi bara skickat faktura. Nu kan företagets kund välja att få en faktura, dela upp betalningen eller betala med kort.
Hur kunden väljer att betala påverkar inte företagaren som använder Dicopay.
– Med våra nya betalningsmöjligheter ges tjänstesektorn samma möjlighet att få betalt som finns inom näthandeln. Allt du behöver för att komma igång är en mobiltelefon. Ingen dosa och ingen e-handelsbutik behövs och du kommer igång på en minut.
Missa in Marie Lundberg och Maria Widgrens (Bokföringsproffsen) seminarium om att öka digitaliseringen hos småföretag på mässan Ekonomi & Företag 25 september.