Genom att automatisera processer i bokföringen spar man både tid, pengar och minimerar risken för manuella fel. Och fler lösningar är på väg. Redovisningsbranschen har bara kommit halvvägs i digitaliseringsresan, men det gäller att även lagstiftningen hänger med.
Tiden då man sparade allt i pärmar är förbi. Genom att fota av kvitton och maila in fakturor direkt i ekonomisystem spar man både tid och pengar.
– Vi digitaliserar och automatiserar hanteringen mellan kund och byrån i så stor utsträckning som det går, säger Lars Olsson, vd på Slipp.
Mjukvaror och system har kommit långt. Vissa andra faktorer gör att det inte går att automatisera fullt ut ännu.
– Tyvärr får man både kvitton och fakturor i pappersform än så länge. E-fakturor har funnits länge, problematiken ligger i att det inte finns någon standard för filformat. Därför har det inte slagit igenom ännu.
Från och med nästa år är det krav att kunna skicka e-fakturor om man ska jobba mot myndigheter.
– Det kommer påskynda processen. Då kommer det att bli en typ av standard.
E-kvitton är även det någonting man väntar på.
– Det har börjat komma lite, men inte i den utsträckning man hoppats på. Det är intressant, för då behöver vi inte hantera kvitton längre.
Lagstiftningen hänger inte heller riktigt med i digitaliseringen. Man måste spara originalet av ett verifikat i sju år. Gör du en digital kopia är det den som ska sparas i sju år.
– Pappersunderlaget kan du då kasta efter fyra år. I Finland gjorde de om bokföringslagen förra året, där kan man kasta underlaget direkt när man gjort en digital kopia. Vi kan ju gissa vart Sverige är på väg. Även om det börjar hända saker hänger lagen inte riktigt med.
Vad innebär det för företagare att allt fler uppgifter automatiseras och digitaliseras?
– Dels blir det säkrare för att digitala underlag som tolkas via AI blir 100 procent korrekta. Hanteringen blir enklare, exempelvis ett kvitto kan gå från köpet direkt till byrån.
Arbetet blir även mer effektivt för byråerna.
– Digitaliseringen gör att vi får in händelser mer löpande istället för i slutet av månaden. Det gör att vi kan slimma vår process och erbjuda lägre priser.
För branschen har digitaliseringen inneburit att man kan jobba mer platsoberoende.
– Vi får även jämnare belastning under hela året.
Att man kan lägga räkenskapsåren löpande bidrar även det till en jämnare arbetsbelastning.
– Vi har en tjänst där vi hjälper företag att starta upp. Då kan vi planera och lägga upp räkenskapsåren så att vi inte får allt nu i slutet av december.
Även prismodellerna har påverkats. Fasta månadspriser på ett par hundringar är en av förändringarna som börjar komma i branschen.
– Det är tydligt för kunden, fakturan kommer då inte som en överraskning. Ska man betala per timme tar jag som kund ansvar för hur duktig min redovisningskonsult är. Jobbar den långsamt betalar jag mer och jobbar den snabbt får den mindre betalt. Det blir motsägelsefullt.
Lars tycker inte att det är värt att göra bokföringen själv längre som egenföretagare.
– Du måste ju ändå betala några hundra för mjukvaran. Och som entreprenör är ju tid värt hur mycket som helst.
Digitaliseringsresan har bara börjat
I och med att gig-ekonomin slår hårdare än någonsin tror Lars att vi kommer få se allt fler mindre företag. När det kommer till redovisningsbranschen kommer den att utvecklas ännu mer.
– Framför allt mjukvarorna. Branschen är bara i mitten av digitaliseringsvågen. Jag hoppas även lagstiftningen ändras så att det administrativa förenklas.
Lars berättar att redovisningsbranschen står inför en konsolidering.
– Stora bolag köper upp mindre aktörer så det kommer att bli färre byråer. Jag följer med spänning vad som händer.
Ett steg längre
Slipp startade 2014, ungefär samma tid som molnet blev hett.
– I början bedrevs företaget som en redovisningsbyrå med en digital strategi. Men då var det nästan för tidigt för mjukvaror Det är helt otroligt hur fort det gått de senaste åren.
Han berättar att innan 2014 har det inte hänt någonting i branschen under en överskådlig tid.
– Att det händer så mycket är jättekul. Förutom nya mjukvaror kommer nya aktörer, samarbeten och investeringar. Och nu går det att jobba 100 procent digitalt, det gick inte 2014.
I början på 2017 tog Slipp en ny och för branschen annorlunda riktning.
– Vi tog vår affärsmodell, våra processer och våra systemuppsättningar och gjorde ett franchisekoncept av det. Istället för att anställa konsulter driver man sina egna verksamheter runt om i landet. Vi tror på den digitala och moderna hanteringen i kombination den personliga relationen. Vi säljer ju ändå förtroende.
Tack vare det nya konceptet har Slipp kontor nära kunderna, men det behöver inte alltid vara fallet.
– Umeåkontoret har kunder i Malmö. Det är så häftigt med den digitala hanteringen, man når alla. Men vi vill vara nära så mycket som det går.
Fortfarande kallar de sig en redovisningsbyrå.
– Kunderna får en app där de hanterar kostnader och intäkter, men alla får en konsult som man har personlig kontakt med.
Förutom att företaget växer snabbt bidrar franchisekonceptet till att Slipp får lättare att hitta bra konsulter.
– Det är svårt att rekrytera bra konsulter. Våra franchisetagare driver egna företag, vilket gör det lättare för oss att tilltala kompetenta människor.
Han berättar att tanken har funnits länge inom företaget.
– Det kändes som ett bra sätt att nå ut geografiskt. Även för skalbarheten. Vi kan ta in nya kunder hela tiden då vi kan växa med franchisetagare. Man får både fördelarna av att tillhöra något större och fördelarna av att driva eget.
Till sist berättar Lars att det finns två faktorer som hämmar företagandet i Sverige. Finansiering och den administrativa bördan.
– Vi hjälper till med den ena och tittar även på partnerskap för att hjälpa till med den andra.