Tumma inte på digitalisering

Vissa faktorer ska man inte tumma på för att lyckas som företagare. En av dem är digitalisering. Genom att automatisera olika steg i säljprocessen kan man öka vinsten och samtidigt få tid över till att jobba med relationer. Och när allt fler processer digitaliseras blir IT-säkerhet en fråga man inte får ta för lättvindigt på. 

Genom att automatisera sälj, marknad och kundservice via ett affärssystem, så kallat CRM-system, kan man både arbeta mer effektivt och öka vinsten.
– Istället för att lägga energi på kostsamma och tidskrävande manuella uppgifter kan säljarna till exempel fokusera på att behålla relationer till kunderna, säger Henrik Lindgren, vd för Pia Relations.

Henrik Lindgren

Jesper Sörman

Förutom att implementera CRM-system hjälper Pia Relations sina kunder med att automatisera övrig administration.
– Vårt tredje ben är IT-säkerhet. Vi har anammat en lösning med ai och machine learning där vi kan garantera säkerhet.
De hjälper även till med att se över hur organisationen fungerar och hur den arbetar.
– Innan vi ens går in på det tekniska tittar vi på hur arbetsprocesserna ser ut i dagsläget. I samma veva utvärderar vi tillsammans med kunden hur arbetsprocesserna kan effektiviseras. Därefter avgör vi hur systemet bör anpassas, säger Jesper Sörman, CRM konsult och delägare på Pia Relations.
En tuff process som tar tid. Förändring är svårt, speciellt om man gjort på ett visst sätt i tio år.
– Därför har vi alltid workshops där vi visar vad de anställda vinner på förändringarna. De ska inte vara rädda att förlora jobbet för att företaget effektiviseras, säger Henrik.

Pia relations jobbar bara med långsiktiga kunder.
– Vi tycker om att utvecklas med bolagen. Istället för att de ska anställa en person som ska förstå systemet utbildar vi användarna med tiden. Det kostar mindre och vi får vara med på resan. När bolaget växer, växer även vi.
Tack vare det tankesättet och att de anpassar sig efter kundens budget kan de även ta in mindre bolag.
  Vi hjälper mindre bolag trots att vi kanske går break even initialt. Då utvärderar vi och ser förhoppningsvis ett långsiktigt värde. Gör vi ett bra arbete initialt kommer det innebära bättre förutsättningar för kunden som gör att vi kan växa tillsammans, säger Jesper.

De rekommenderar att man skaffar ett bra CRM-system redan från start.
– Vill man utöka sin verksamhet är det ett måste. Att börja jobba digitalt senare kommer att vara jättesvårt. Tittar man på Hubspot, som vi jobbar med, har de en jättebra gratislösning. Den har inte alla funktioner, men det är en bra början.
Om man driver bolag är det vissa saker man inte ska tumma på.
– Det ena är bokföring och det andra är digitalisering. Tummar man på de grejerna i början kommer kostnaden bli mycket högre och det tar längre tid i slutändan, säger Henrik.

CRM – mer än att bara samla data

Det första många tänker på när det kommer till CRM-system är att det är ett ställe samla all data och få rapportering på bland annat försäljningssiffror och vad som ligger i pipeline. Men i princip kan du anpassa systemet hur som helst.
– Ursprungligen är det ett kundhanteringssystem. T ex får jag ett supportärende ska Henrik kunna hoppa in och ta över, där all kontakthistorik är sparad, säger Jesper.
Han fortsätter att berätta om hur CRM har utvecklats till att bli så mycket mer än att bara vara ett kunddatabas. Ett system där all information från samtliga kanaler, till exempel hemsida och sociala medier, integreras för att underlätta användarnas interaktion med kunderna för att optimera kundresan.
– Klyschan att en ny kund kostar minst fem gånger så mycket som en befintlig stämmer oftast, säger Henrik.

Många säljare säger att de har affärsmöjligheter i sin pipeline, men har svårt att göra en kvalificerad uppskattning av tidsramen inför avslut.
– Det är bättre att jobba på de affärer som kommer att ge avkastning. Med ett bra CRM kan du analysera och se vad som kommer komma in och när. Exempelvis så vet jag att 70 procent av det Jesper har i sin pipeline stängs inom ett halvår. Då kan man planera bättre.
Ett bra CRM ger en struktur så att säljarna kan stänga fler affärer genom att flera av processer automatiseras.
– För till exempel alla former av mail finns det färdiga templates. Det gäller även för offerter, all information finns redan inlagd. Från säljaren krävs det två klick så är allt klart, säger Jesper.
Även när det handlar om nykundsbearbetning kan man använda systemet.
– Istället för att jobba på kalla leads kan man integrera sitt CRM med exempelvis hemsidan och sociala medier. Då får du en lista med potentiella kunder som redan visat intresse, säger Henrik.

GDPR ger en annan hotbild

Förutom att vara CRM-konsulter konfigurerar Pia Relations automatiserade säkerhetsprodukter för kundernas IT-miljöer.
– Det gör att vi kan minimera både vårt jobb och kostnaden för kunden. Tack vare AI behöver vi bara agera i skarpa lägen liknande en larmscentral, säger Henrik.
– Vi tittar på vilka hot som kommer in och lägger in triggers så vi blir varnade i fall någonting händer.

I digitaliseringens frammarsch blir IT-säkerhet en allt viktigare fråga.
– Med GDPR finns det även en annan hotbild. Om företaget inte skyddar känslig data och någon “tar sig in”, så kan dom utpressa företaget med hot gällande GDPR lagar.
En del av syftet med GDPR är att folk har tummat på IT-säkerhet. Man har delat, läckt och sålt personuppgifter kors och tvärs. Nu finns det en tanke att man måste kunna påvisa hur man har hanterat och försökt säkra personuppgifter.

Man bör nog även vara försiktig med vilka typer av program man installerar. Ska spel alla typer av spel vara installerade på en arbetsdator? Vet man att dom är säkra? För att skydda sig idag räcker det inte med ett antivirusskydd tyvärr.
– Tänk på vad syftet med arbetsdatorn är. Jobbar man med massa personuppgifter kanske man inte spela på samma dator för att vara säker att det inte finns massa öppna ingångar till datorn och informationen.

Nöjda kunder refererar

Pia Relations startade 2017 som ett sidoprojekt. Henrik och Jesper hade då tröttnat på hur många företag behandlar sina anställda.
På flera arbetsplatser jag jobbat på, har en taktik varit om man anställer någon, hur mycket vinning kan vi få ut på denna, istället för hur kan denna person bygga vårt team och driva oss framåt? Detta brukar även speglas ut mot kunder, då personal oftast blir missnöjd och jobben ut till kund blir därefter lidande. En anledning varför vi fått många kunder är att vi har gjort ett hårt gediget jobb och alla har tyckt att det varit roligt och motiverande att jobba, säger Henrik.
– Alla projekt vi jobbar på nu har vi lyckats få via referenser. Det har tagit lite tid, men gått snabbare än planerat, fortsätter Jesper.

De bestämde sig för att satsa fullt ut på företaget i Augusti. Därefter har de fått in viktiga affärer, varav några stora aktörer. Därför har de tagit in två nya delägare och två anställda. Och fler är på väg in.
– Grundidén med bolaget är “av anställda för anställda”. Det finns många grymma bolag, men flera har en förlegad syn på management som inte ligger i linje med drivna personers intressen eller motivation, vilket vi anser är en viktig del för att kunna växa snabbt, säger Henrik och fortsätter:
– Nu försöker vi bli bättre på att delegera och låta fler få utvecklas.

Att de driver ett inkluderande företag har gjort att de hittat bra personal trots hård konkurrens om kompetens.
– Det och att man inte behöver vara fullärd när man börjar här. Har man lite IT-tänk, affärsförståelse och kan googla kommer man att lära sig. Varje dag kommer något nytt. Därför är det viktigt att hela tiden fortsätta utvecklas. Annars stagnerar man och slutar växa, avslutar Jesper.

Like
Like Love Haha Wow Sad Angry
11

Om författaren

Relaterat

KOMMENTERA MERA

DELAD GLÄDJE ÄR DUBBEL GLÄDJE!

X