Om du kan hantera din privatekonomi så grejar du även bokföringen, speciellt när digitala bokföringsprogram underlättar livet som entreprenör. Det menar experter som Starta & Driva Företag har talat med.
– Det är inte så svårt. Det är precis som med privatlivet. Du måste sköta din ekonomi. Hemma håller du antagligen ordning och reda på dina räkningar och viktiga papper. Du vet att du måste betala hyran i tid, annars åker du ut. Det är samma principer när du driver eget, säger Ulf Bokelund Svensson, vd och delägare i informationsföretaget Björn Lundén Information AB.
Med tiden har Ulf Bokelund Svensson blivit en bokföringsveteran. Bakom sig har han en rad böcker om hur man ska sköta sin bokföring i mindre företag. Precis som inom privatekonomin sorterar man intäkter och kostnader på olika konton, menar han:
– Hemma har du ett bostadskonto, ett klädkonto, ett matkonto, med mera. På samma sätt är det för företagare – det är inget svårt.
Alla företagare måste bokföra, oavsett företagsform och verksamhetens omfattning. Att bokföra innebär att man sparar kvitton, fakturor och andra underlag – affärshändelser – för att registrera och redovisa dem i kronologisk och systematisk – kontobaserad – ordning. Bokföringsunderlagen ligger därefter till grund för rapporter som resultat-, balans- och momsrapport och slutligen årsbokslut.
Bokföringen som den ser ut idag kan dateras till 1300-talet, när italienska handelsmän började finansiera Medelhavsbaserade handelsfartyg. Handelsmännen fick information om vad som köpts och sålts under resans gång från fartygets kapten, som ofta undanhöll information för att kunna stoppa en del av pengarna i egen ficka. För att handelsmännen skulle kunna granska aktiviteterna från resan utan att behöva övervaka transaktionerna på plats infördes den dubbla bokföringen, vilket innebar att varje förändring i ett konto matchades av en förändring i ett eller flera motkonton. Om kaptenen tog ut en del av kassan var han därför tvungen att skriva ned vad pengarna gick till. Som en extra bonus gjorde det här systemet det lättare att upptäcka räknefel, eftersom det alltid ska finnas balans mellan kontona.
På samma sätt som det fanns en skillnad i tillgången till information mellan kaptenen och handelsmannen på 1300-talet finns det idag en informationsasymmetri mellan vd och aktieägare, mellan banker och låntagare och, inte minst, mellan Skatteverket och skattebetalarna – och av samma skäl finns det därför ett behov av metoder som minskar den här asymmetrin. Vi kan med andra ord konstatera att bokföringen fyller en funktion. Företaget får en bra intern överblick, andra intressenter kan få bättre information om potentiella företagspartners och i förlängningen får myndigheterna underlag till sina sammanställningar över företagens prestationer på makronivå.
”hemma har du ett bostadskonto,ett klädkonto, ett matkonto med mera. på samma sätt är det för företagare – det är inget svårt”
Traditionellt sett finns det två metoder som används i bokföring: faktureringsmetoden och kontantmetoden. Kontantmetoden är en något förenklad metod som bara får användas av mindre bolag där nettoomsättningen inte överstiger tre miljoner kronor, och innebär att man får vänta med att bokföra en händelse tills det att betalning sker – varje faktura bokförs därför bara en gång. I faktureringsmetoden, däremot, bokförs fakturan dels när den tagits emot eller skickats ut och dels när den betalas.
Oftast har man mer att göra, rent bokföringsmässigt, i ett aktiebolag jämfört med en enskild firma. Det gäller framförallt om du tar ut månadslön i ditt aktiebolag, och i synnerhet om du har anställda. Bokföring betyder samma sak nu som det gjorde förr: att skriva ner varje handling, eller varje affärstransaktion. För nya företagare kan bokföringen ofta framstå som svår och främmande, och det kan rent av vara lockande att lägga över hela bokföringen på en redovisningsbyrå. Det kan kosta en slant, men å andra sidan kanske du sparar tid som du behöver till annat.
Men samtidigt bör man syna sin egen eventuella bokföringsskräck, då det numera finns många digitala bokföringsprogram som förenklar bokföringsarbetet avsevärt. Några exempel på företag som tillhandahåller olika varianter av dessa program är Fortnox, Visma, Hogia Small Office, BL Ekonomi och SpeedLedger. I de flesta digitala programmen skriver man in sina inkomster, utgifter, intäkter och kostnader, och programmen håller koll på att det hela tiden är balans mellan kontona. Det är alltså för att vinna tid och även minska risken för felinmatningar som det är praktiskt att använda ett bokföringsprogram. Där registrerar man sina affärshändelser och utifrån dessa genererar programmet färdiga rapporter. Programmen uppdateras efter gällande lagar och regler och allt fler av dagens bokföringsprogram är molnbaserade. Det innebär att man har tillgång till programmet online, från vilken dator eller surfplatta som helst, samtidigt som uppdateringar och backups sker automatiskt.
– Med Smart Bokföring från Hogia Small Office kan alla bokföra, utan att kunna något om debet och kredit. Du registrerar dina affärshändelser och programmet sköter resten, säger Åsa Langmaid. Hon är bolagschef för Hogia Small Office, som utöver bokföringsprogrammet även erbjuder ett faktureringsprogram. Har man båda programmen så bokförs faktura- och betalverifikat från faktureringsprogrammet automatiskt i bokföringsprogrammet.
I Sverige är det ganska generöst med bokföringstider, där till exempel en mindre enskild näringsidkare kan sköta sin bokföring en gång per år. Det gäller dock inte om man driver butik eller har annan verksamhet med kontanta transaktioner – då finns det krav på dagskasserapporter som man ska kunna uppvisa för Skatteverket om de kommer på besök påföljande dag.
Eftersom bokföringen är anpassad till momsdeklarationen kan man välja att sköta sin bokföring varje månad, varje kvartal eller en gång per år om man har en mindre verksamhet.
– Men det är sämre att ta det en gång per år, för man minns inte lika bra vad man har gjort, säger Ulf Bokelund Svensson.
Även om man tycker att bokföring är tråkigt så är det ett nödvändigt måste, menar han.
– Annars kan du inte driva företag! Du måste tycka att det är okej att göra det själv, annars får du leja en konsult. Men återigen är det inte krångligare än att sköta sin privatekonomi.
Däremot blir bokföringen mer komplicerad när man anställer någon i det egna bolaget. Framförallt är personaljuridiken betydligt mer allvarlig. Risken för konsekvenser blir till exempel mycket större, eftersom anställningar har med människor att göra.
När det gäller bokföringsdelen måste du, förutom lön, hantera skatter och sociala avgifter och få dem att redovisas korrekt i arbetsgivardeklarationen.
– Den redovisningen kräver en del och om man är osäker här kan man behöva ta in hjälp, menar Ulf Bokelund Svensson.
Generellt sett har det, enligt honom, blivit mycket enklare att driva företag nu jämfört med för 20 år sedan – inte minst sedan sajten Verksamt.se etablerades. Där har man tillgång till flera myndigheter på samma sida. Ändå finns det mycket kvar att göra, menar han. För några år sedan togs exempelvis revisionsplikten bort för företag som har mindre än tre miljoner kronor i omsättning. Den gränsen skulle kunna höjas avsevärt, enligt Ulf Bokelund Svensson.
BT: Mycket har hänt sedan den dubbla bokföringen uppfanns på 1300-talet.